Как ответить на запрос кандидата о персональных данных, если они не хранятся?

Добрый день, Екатерина.

Предлагаю сделать следующее:

1) По ч. 3 ст. 14 Закона № 152-ФЗ запрос должен содержать сведения, позволяющие идентифицировать субъекта и подтвердить его участие в отношениях с оператором (например, когда было собеседование, на какую вакансию, ФИО, контакты и т.д.), а также быть подписан (или подписан электронной подписью при электронном обращении).

Если этого нет, обязательно отобразите это в своем ответе.

2) Нужно провести внутреннюю проверку .
-поиск в новой CRM;

-проверка архивов старой CRM (если она была выгружена или уничтожена);

-проверка почты HR (если политика хранения позволяет);

-отсутствие анкеты и иных данных.

Оформите результаты проверки актом.

Если данные были уничтожены после достижения целей обработки и в соответствии с внутренними сроками хранения, это соответствует требованиям закона.

Напишите письмо заявителю следующего примерно содержания:
"Уважаемый _______!

ООО «___» рассмотрело Ваш запрос от «» ______ 2026 г.

По результатам проведенной проверки установлено, что на дату подготовки настоящего ответа персональные данные, позволяющие идентифицировать Вас как субъекта персональных данных, в информационных системах и документах ООО «_____» отсутствуют.

В связи с отсутствием персональных данных ООО «_____» не осуществляет их обработку, не определяет цели и способы их обработки, не передает их третьим лицам и не хранит их.

Сообщаем, что персональные данные кандидатов обрабатываются ООО «_____» исключительно в целях подбора персонала в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и локальными актами Общества. По достижении целей обработки либо при отсутствии необходимости дальнейшего хранения персональные данные уничтожаются в порядке, установленном законодательством и локальными документами Общества.

При наличии сведений, позволяющих подтвердить факт обработки Ваших персональных данных ООО «_____» (например, дата обращения, вакансия, адрес электронной почты или номер телефона, использованные при взаимодействии), Вы вправе направить уточняющую информацию, после чего будет проведена дополнительная проверка.

С уважением,
ООО «_____».

Полагаю, что после того, как кандидат прошел собеседование у вас, и вы приняли решение о том, что вы не берете его на работу, вы достигли как раз поставленной цели по закону, необходимость в хранении его персональных данных отпала, и они были уничтожены. Все в соответствии с действующим законодательством.

С уважением, Ю. Кузнецова